安徽省农业科学院科研档案管理办法(试行)

发布日期:2019-08-05   作者:院办    来源:院办公室    阅读: 次   字体:[] [] []

第一章   

第一条  为了加强和规范我院科研档案管理,提高科研档案质量和归档率,充分发挥其作用,为全院科研服务,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《科学技术档案工作条例》《科学技术档案案卷构成的一般要求》,结合本院实际,制订本办法。

第二条  科研档案是科研人员在从事科研实践活动中形成的具有保存价值的,按要求归档的文字、图纸、图表、实验数据、照片、声像影像等各种形式载体的文件材料。

第三条  科研档案是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富。凡在本单位科研活动中形成的档案,都应实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,以利开发利用,任何个人和部门不得擅自处理或保存。

第四条  科研文件材料的形成、积累和归档,是完成科研任务的一项重要步骤,是科研人员的岗位职责,各单位应切实加强领导,把科研档案工作列入目标管理重要内容之一,纳入年度目标责任制工作内容,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

第二章  归档与保管

第五条  科研档案管理工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,各单位要将科研档案管理工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合,做到“四同步”管理,即下达计划任务书与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;评定、鉴定成果与验收鉴定科研档案材料的完整、准确、系统情况同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋升考核与档案部门出具项目(课题)归档情况证明材料同步。

第六条  科研档案管理实行院所两级管理,院办档案科负责检查、督促、协助各单位做好科研档案工作;各单位配备专职档案人员负责本单位科研档案的归档、保管、统计、鉴定和利用工作。

第七条  各单位按照科研工作程序建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度。

第八条  科研档案分为科研项目(课题)结题档案、成果档案、知识产权档案、科研条件平台建设档案及科技服务档案五类,并分别归档。

第九条  科研文件材料的归档范围与保管期限

(一)科研项目(课题)档案

1. 申报立项阶段:科研项目(课题)的审批文件、计划任务书(合同书)、委托书、协议书、申请书、开题报告、可行性方案、方案论证报告、专家建议、评议、会议记录、合同等文件以及招标项目的招标公告、招标文件(含清单)、中标通知书等。

2. 研究实施阶段:各种载体的重要原始记录(室内、田间)、试验报告、数据处理材料、公开发表的研究论文(论著)、阶段性或年度总结、专题工作总结等材料。

3. 推广应用、结题验收阶段:项目总结、区试、生产试验材料、推广应用研究的经济效益和社会效益证明、经费决算报告、审计报告以及验收申请、验收材料、验收证书、鉴定申请、鉴定材料、鉴定证书等。

科研项目(课题)档案保管期限:国家重大专项等方面项目(课题)形成的材料保管期限为永久,非国家重大专项等其他一般性项目(课题)形成的材料保管期限为30年。其中申报但未获奖材料保管期限为10年。

(二)科研成果档案

1. 评价报告、成果登记表及附件、成果登记证书。

2. 申报书、获奖证书。

3. 申报(国家、行业、地方)标准中形成的申报书、下达文件(立项批文)送审稿、报批稿、编制说明及标准文本。

4. 成果登记和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

科研成果档案保管期限:部省级以上获奖材料永久保存,院科技进步奖材料保管期限为30年。

(三)知识产权档案

1. 知识产权证书原件、知识产权申请、授权材料以及评估、许可、转让过程中形成的材料。

2. 详细描述或记载知识产权技术信息的材料,包括方法、特征、序列、照片、图纸、程序等,必要时保存遗传资源等生物材料。

知识产权档案保管期限:永久保存。

(四)科研条件(平台)档案

1. 平台项目申报、建设、考核、验收、认证及开展业务工作形成的重要成果。

2. 技术文件、重要会议、阶段性总结。

科研条件(平台)档案保管期限:参照科研项目档案。

(五)科技服务档案

1. 科技服务团队申报材料保管期限为30年。

2. 科技服务利用过程形成的有关材料,保管期限为10年。

3. 科技服务活动中产生的电子文件保管期限与纸质档案相同。

第十条  科研材料的归档工作,本着“谁承担、谁归档”的原则,其归档要求:

1. 每一项科研活动都必须按照科研活动的工作程序,形成相应的纸质或其他载体文字、图纸、图表、数据、照片声像等文件材料,确保归档材料的原始性、准确性和系统性。

2. 项目负责人是科研档案收集的第一责任人,在科研项目下达后制定研究计划的同时,项目负责人要向其成员布置科研文件材料形成积累任务,待项目完成后,应指定专人负责全套科研文件材料的收集、立卷、向本单位档案室移交。

3. 每项科研项目(课题)无论是成功或失败,是主持单位、协作单位或横向课题,对形成的科研文件材料都应归档。对于协作项目,主持单位应保存全套档案,协作单位除保存所承担项目部分科研档案外,应复制副本交主持单位保存。协作项目如涉及参加单位或有关科研人员的合法权益,应在协议书或委托书中明确档案的归属权。

4. 验收结题档案应在科研项目验收前及时归档,研究周期长的项目可分阶段归档。成果档案在成果鉴定、获奖证书下发后应将成果鉴定材料、获奖证书及时归档;其它知识产权档案、科研条件平台建设档案及科技服务档案,都应在项目完成后及时归档。以确保科研档案的完整、准确、系统。

5. 凡归档的科研文件材料必须是原件和正本(协作单位可复制一套副本存档)。同时,科研文件材料的时间、责任者要标注明确。纸质材料格式统一,字迹工整、图样清晰、禁用字迹不牢固的书写工具。

6. 科研档案归档,由项目负责人或指定专人填写“科研档案归档移交清单”(表一),经单位档案员验收合格后,双方签字并各执一份存查。凡属保密、有偿转让、不宜对外借的科研档案,必须在案卷备考表及移交清单中注明。

7. 项目网上申报、除提交电子版外各类材料还必须打印纸质材料归档。

第十一条  科研档案案卷标准

本条所指的纸质科研档案是除奖励和各类证书以外的纸质档案。

(一)组卷:要遵循科研文件材料自然形成的规律和特点,保持卷内文件之间的有机联系,从形成到内容要规范统一,组成若干保管单位即案卷。对成套图样或印刷成册的文件材料作为一份文件,可自成一卷,不须拆散重整。

1. 验收结题档案以每个独立的研究项目为单位,按照立项阶段、实施阶段、总结验收阶段的顺序排列组卷。

2. 成果档案以每个独立成果在鉴定或申报奖项过程形成的文件材料组卷。

3. 知识产权档案以每个独立的知识产权为单位,将申请知识产权过程中形成的文件材料组卷。

4. 科研科研条件平台建设档案参照验收结题档案。

5. 科技服务档案以每个科技服务团队为单位,对形成的文件材料组卷。

(二)卷内文件材料的排列顺序。按文件材料形成时间的先后或其材料的重要程度依次排列。

(三)科研档案中包含科研工程(基建)档案的参照基建档案整理。

(四)卷内文件编号。卷内的文件编号以卷为单位编写页号,均以有效内容的页面为一页编写,正面编写在右下角、背面编写在左下角。已有页号的可不再编。卷内目录和卷内备考表不编页号。

(五)案卷装订。卷内文件材料可整卷装订或以件为单位装订。对成册、成套的科研文件材料自成一卷。

(六)填写卷内文件目录和备考表。按规定格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料目录不要随意更改和简化,没有题名的要重新拟写题名并用[]括起来;卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,都应逐项填写在备考表的说明栏内。立卷人、检查人的姓名和时间填全,以示责任。

(七)编录科研课题简介:由课题主持人或指定专人编录课题简介一式二份(表二)。课题简介应放于每个研究课题第一卷的卷内目录之前,另一份则装订成册,供查考使用。

第十二条  奖状和各类证书的原件单独以件为单位归档,不能与纸质装订在一起。与纸质档案装订应该用复印件装订。

第十三条  其它载体的档案参照各类载体档案的要求整理归档。其备考表必须注明与纸质档案相关的档号。

第十四条  定期检查档案的保管情况:对纸质档案出现破损、变质要进行修补和复制。对光盘、硬盘要每年进行一次检查、充电,以防信息流失。

第十五条  单位撤销、合并,必须办理档案和科研文件材料交接手续。科研人员调离原单位,必须将本人在科研工作中形成的科研文件材料进行整理,交本单位档案部门归档,同时还清所借的档案。    

第十六条  禁止个人私自出卖、转让、赠送、交换应属于单位所有的科研档案;严禁将科研档案卖给或赠予境外的组织和个人。

第三章  利用与保密

第十七条  编制必要的检索工具,编撰参考资料,开展科研档案利用工作。

第十八条  科研档案利用要注意划分开放和控制利用的界限,处理好与科技保密和保护知识产权的关系。项目(课题)组可直接利用本项目(课题)档案,其他人员利用须经本单位负责人或项目(课题)负责人批准。对涉及秘密、机密、绝密或影响他人劳动成果以及存在有争议档案的利用,应由本项目(课题)负责人批准,方可查阅。

第十九条  科研档案的利用者,不得拆散、抽取、涂改、损坏和遗失,不得将获得的档案信息及复印资料转让其他人(单位)进行营利活动,否则将承担经济责任以及法律责任。

第四章  管理职责

第二十条  科研档案管理实行院所两级管理。院办公室档案科,负责了解和掌握全院科研档案工作情况,向上级报告工作;负责科研档案工作管理制度的制定、解释、修改、实施;负责全院科研档案单项验收以及鉴定的组织工作;负责监督、检查、指导院所做好科研档案工作,有计划对档案员进行业务培训。同时,管理以院为实施单位申报的科研项目文件材料的归档、保管、统计、鉴定和利用工作。

第二十一条  院属各单位档案室,负责本单位科研项目文件材料的归档、保管、统计、鉴定和利用工作;按照科研工作程序建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度以及科研档案的保密、利用、统计、借阅等各项管理制度;协助做好科研项目档案单项验收工作。

第二十二条  档案员要指导、监督、检查和协助各项目组做好科研文件材料的形成,积累和立卷归档工作;检查、验收科研档案是否完整、准确、系统。

第二十三条  档案员要熟悉科研档案内容和特点,了解本单位对利用科研档案的需求,做好科研档案利用服务工作。

第二十四条  档案员要遵守国家有关保密规定,保证科技机密及档案的安全,维护科研人员的知识产权。

第五章   

第二十五条  本办法由院办公室负责解释。

第二十六条  本办法自颂布之日起试行,过去有关规定与本办法相抵触的,以本办法为准。

(2018年11月30日以皖农科〔2018〕50号文件印发)

 

 

 

 

附件1(表一)

  科研档案归档移交清单

项目名称:

顺序号

 

责任者

         

日期

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交人:                              接收人:

日  期:  年   月   日         日  期:  年   月   日

 

附件2(表二)

 科研项目(成果)简介

课题(成果)名 

 

 

 

起止日期

 

档案分类号

 

主 持 人

 

主要参加人员

 

协作单位

 

课题研究(成果)基本情况:

档案完整情况:

 

填表人:                    填表日期:         

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