安徽省农业科学院基本建设档案管理办法(试行)

发布日期:2019-08-05   作者:院办    来源:院办公室    阅读: 次   字体:[] [] []

第一章   


第一条  为了加强我院基本建设档案的管理,充分发挥基本建设档案在工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和《合肥市城市建设档案管理办法》等有关规定,结合本院工作实际,制定本办法。

第二条  基本建设档案(以下简称基建档案)是指在基本建设过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式和载体的文件材料,是后期维护保养及改扩建工程的重要依据。

第二章  档案的管理


第三条  基建档案管理实行“谁建设,谁负责”,院及所属各单位形成的基建项目档案分别由院档案科及各研究所档案室集中统一管理。

第四条  基建档案工作由院档案科同院基建土地科负责监督、检查、指导。

第五条  基建档案收集管理实现“两个同步”,即:与工程项目立项同步;与施工验收同步。项目申请立项时即开始建档,项目竣工验收后完成归档。

第六条  基建项目筹建时建设单位要指定专人负责文件材料的收集整理和归档工作,确保归档文件完整、准确、系统。

第七条  凡是归档的基建档案必须采用不易褪色的文具书写、绘制,要求字迹工整、图样清楚、图面整洁。

第八条  基本建设项目竣工时,应由院(所)档案科(室)先行组织基建档案验收。凡基建档案验收不合格的,基建项目原则上不得进行竣工验收。

第九条  项目验收合格后半年内,基建管理部门应填写档案移交表一式两份,说明归档情况,经项目主管领导签字后,向本单位档案室移交。

第三章  归档范围及保管期限


第十条  土地征购、土地转让、土地借用、地界划分的报告、批文、协议(补充协议)、合同、房产证、土地证等永久保存。

第十一条  总体规划图、总平面图、水、电、暖、通讯等管网现状图及其规划图、线路图、管道图等隐蔽工程分布图永久保存。

第十二条  单项工程项目

(一)项目建议书 、可行性研究报告、工程计划任务书、环境评价文件、工程概算,相关请示、批复等长期保存。

(二)初步设计文件 、施工设计图纸及审批文件,规划、环保、消防、人防、审图办等部门审查意见及批复,建筑定位(规划红线)图,地质勘查报告、抗震报告,招投标文件、合同(勘察、设计、施工、监理等各种合同)等长期保存。

(三)建设规划许可证、施工许可证、定位测量放线、水准点引测记录等长期保存。

(四)开工报告、图纸会审纪要、设计变更通知单,施工记录、施工质量检查记录、隐蔽工程记录、建材质量检验记录,电梯、通风空调等安装记录及调试报告、施工中重大事故调查分析及其处理报告,施工技术总结、施工图等长期保存。

(五)竣工报告、竣工验收报告,竣工验收会议记录、决议,专家评审意见,竣工验收备案表,建筑管理验收合格证,质量监督合格证,工程质量保证书,建筑、结构、水、电、暖、下水和道路等竣工图,工程预决算等长期保存。

第十三条  房屋加固、改建、扩建、维修的更改图和有关的文件材料,水、电、下水系统的更改图和竣工图等长期保存。

第十四条  温室、网室、种子资源库、桥涵、机井、灌溉系统等科研设施工程材料长期保存。

第十五条  长期保存的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第四章  档案的整理


第十六条  基建档案的形成要遵循文件材料的自然形成规律,保持基建文件、施工技术文件和图纸之间的有机联系。

第十七条  单项工程档案按先文字、后图纸排列;文字材料和图纸均按专业(建筑、结构、平面、给排水、强弱电等)分类。

第十八条  图纸折叠采用图面折向里方的“手风琴风箱式",以A4幅面为准,标题栏、竣工图章露在外面。

第十九条  编写页码以独立件为单位,有书写内容的页面正面写在右下角,反面写在左下角,图纸写在右下角。

第二十条  案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订,对成册、成套的文件材料自成一卷。图纸为方便利用,一般不要求装订成册,但卷内图纸必须按照卷内目录编排的顺序排列并加盖档号章。

第二十一条  每个案卷均应填写卷内目录和备考表,并逐项填写案卷封面内容。

第五章  保管利用

第二十二条  基建档案的保管应具有防火、防盗、防水、防潮、防虫鼠、防尘、防光、防磁、防有害气体等安全防护措施,设施设备符合国家标准和信息化管理要求。定期对基建档案的状况进行检查,发现有缺少或破损等问题要及时采取补救措施。

第二十三条  档案室对保管的基建档案要积极开展利用工作,熟悉基建档案内容,编写检索工具,创造有利条件,提供服务。

第二十四条  本单位工作人员因工作需要借阅基建档案,可向档案室借阅,同时办理借阅手续。借阅资料时间一般不超过7天。借阅人员应对档案安全保密负完全责任,不得随意拆散、抽取、涂改、损坏和转借他人,如有违反或遗失者,应追究责任。

第六章   

第二十五条  本办法自印发之日起执行,院办公室负责解释。

(2018年11月30日以皖农科〔2018〕50号文件印发)

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