安徽省农业科学院档案管理办法(试行)

发布日期:2019-08-05   作者:院办    来源:院办公室    阅读: 次   字体:[] [] []

第一章  总 

 

第一条  为加强我院档案管理,提高档案工作水平,维护档案的完整与安全,有效保护和利用档案,更好地为全院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局第8号令》和《科学技术档案工作条例》等有关规定,结合我院档案工作实际,制订本规定。

第二条  本规定所称档案,是指过去和现在从事农业科技创新、成果转化、基本建设以及全院各项管理工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等各种形式和载体的历史记录。

第三条  本办法适用于院属各单位。

第二章  档案管理体制、机构和任务

 

第四条  档案工作的管理体制。

(一)我院档案工作实行统一领导、分级负责、集中保管。建立由各单位分管领导和专职档案人员组成的档案管理网络,发挥对档案工作的监督、指导、协调和服务职能。

(二)全院档案工作由分管院领导负责,院办公室主管,接受省档案行政管理部门的指导、监督和检查;各单位档案工作由本单位主管领导负责,接受院办公室的指导、监督和检查。

(三)各单位形成的档案,要遵循集中统一、安全完整、便于利用的原则,由业务部门组卷、归档,不得由承办部门和个人分散保存。 

(四)各单位应加强对档案工作的领导,将档案工作纳入单位发展规划和年度计划,纳入分管领导和部门工作人员的岗位职责。

第五条  院档案科是全院档案工作的业务管理机构,同时,负责院本级各种门类档案的保管和利用工作,其主要任务是:

(一)贯彻落实国家和省有关档案工作的方针、政策,执行档案工作的法律、规章和技术标准,制定全院档案工作的长期和短期规划,建立和完善全院档案工作的各项规章制度。

(二)指导和督促院直各部门、院属各单位做好各种门类和载体文件材料的收集、整理、立卷、归档工作;对各单位档案工作进行业务指导和检查,有计划地对所属各单位的专职档案人员进行业务培训。

(三)认真执行保密规定,维护党和国家的机密,保守单位的秘密,确保档案的完整和安全。

(四)积极开发档案信息资源,编制检索工具,汇编文件资料,做好档案编研利用工作。

(五)会同有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁,按有关规定向省档案馆移交档案。

(六)参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作。

(七)承办上级部门单和位领导交办的档案业务工作。

第三章  档案工作人员及职责

 

第六条  院档案科依据有关规定和实际需要,配备专职档案管理人员,院属各单位配备专职档案管理人员,并保持档案管理人员的相对稳定。

第七条  档案管理人员一般应具有大专以上文化程度、具备档案专业岗位资格,熟悉档案专业知识,精通本单位各项业务,忠于职守,热爱档案工作,刻苦钻研业务,有事业心和责任感。

第八条  档案管理人员的职务、职称的评定和晋升,业务能力的考核,应按照国家有关规定执行,并享有专业技术人员的同等待遇。

第九条  档案管理人员应严格执行有关保密规定,执行档案工作的各项规章制度,掌握现代档案管理的各项专业技能。其主要职责是:

(一)负责档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。

(二)督促和指导相关部门做好文件材料的收集、整理等归档工作,提高案卷质量。

(三)严格遵守保密制度,未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,确保档案实体安全和档案信息安全。

(四)做好档案利用服务工作,积极开发档案信息资源,编制适用检索工具,编辑档案参考资料,为全院各项工作提供优质服务。

(五)开展档案业务指导工作,并采取各种有效措施,检查督促所属单位做好档案工作。

第四章  文件材料的立卷及归档

 

第十条  依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令),结合本院实际,制定《安徽省农业科学院文件材料归档范围和文书档案保管期限》。

第十一条  文书档案整理应按照国家档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)要求,按照“年度一机构(问题)一保管期限”的分类方法整理归档。

第十二条  科研档案应按照《科学技术档案工作条例》和《科技档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000)以及《安徽省农业科学院科研档案管理办法》整理、组卷。

第十三条  其他门类和载体的档案,如会计档案、声像档案、电子档案、基建档案等应按照国家标准及有关规定进行整理、立卷和归档。

第十四条  归档时间。

每年按归档范围需要归档的档案,要在次年6月底前完成归档。

(一)文书档案按年度每年归档一次。

(二)科技档案

科研课题(项目)研究周期三年以上的(含),按阶段每年归档一次;研究周期少于三年的,在任务结束时一次性归档。

基建档案应在基建项目竣工验收后进行归档。

设备档案在设备开箱验收后及时归档。

(三)会计档案由财务部门整理立卷,保管一年后向档案室移交。

(四)声像档案在次年6月底前归档,会议形成的声像档案,在会议结束后及时归档。

(五)实物档案随时归档。

(六)电子文件的逻辑归档需实时进行,物理归档应与纸质文件档案时间一致。

第十五条  归档要求

(一)各种门类档案的归档要严格按照本门类档案有关归档要求进行立卷归档,保证案卷质量。

(二)对归档文件材料要用历史的、辩证的、全面的以及发展的、效益的观点进行鉴定,按照有关规定确定归档范围,正确分析和鉴别档案保存价值,准确划分档案的保管期限。

(三)文件材料的整理要遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的系统性、科学性和有机联系,区分不同价值分类整理、立卷,便于保管和利用。

(四)凡应归档的文件材料须做到齐全、完整、准确。对已破损的文件应及时予以修复,字迹模糊或易褪变的应予以复制,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求,不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写材料。

(五)各种门类和载体档案,可结合其内容、数量、价值、密级等具体情况,以装订或不装订的形式,组成卷、盒、册、袋等。

第十六条  由立卷部门编制《档案移交目录》一式二份,连同档案一起向档案室移交,交接双方应对归档的文件材料进行检查、清点、核对,并履行移交手续。

第五章  档案的管理

 

第十七条  凡属于归档范围的文件材料,应由文书部门或业务部门收集齐全,定期向档案室或者档案管理人员移交,实行集中统一管理,任何部门和个人不得据为己有或损毁、散失。

(一)文书档案由各单位专职档案员负责本单位文件材料的立卷、归档工作。

(二)科研课题档案由课题组(或研究室)负责本课题组(或研究室)科技文件材料的立卷、归档。

(三)基建档案由基建管理部门负责立卷、归档工作。

(四)会计档案由财务部门负责立卷、归档工作。

(五)声像档案由各单位提供,档案部门负责整理。

(六)归档的电子文件应一式三套,分别用于异地备份、封存保管和利用。具有永久和30年保存价值的电子文件,必须形成一份纸质材料。

第十八条  各单位档案室应对收集的文件材料进行科学系统地分类和编目。档案装具要符合国家标准,档案卷皮、卷盒及装订材料符合质量要求,做到妥善保管、存放有序、查找方便。

第十九条  各单位设置专用库房,绘制库藏档案存放示意图,配置必要的设备,做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防水、防高温、防尘、防鼠、防有害气体工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度,严格控制库房的温湿度,确保档案的安全。

第二十条  档案管理人员要定期对保管的档案进行检查,并做好检查记录。对破损、字迹模糊或变质的档案,应及时修补或复制;发现问题及时向主管领导汇报,积极采取补救措施。清查和清点工作每年至少进行一次。

第二十一条  院办公室应按档案的保管期限,定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。对已过保存期满且失去保存价值的档案,应由办公室相关负责人、档案管理人员和有关业务人员组成鉴定小组,负责鉴定并提出处理意见。

第二十二条  鉴定工作结束后,应由院办公室提出鉴定报告,编写销毁清册,经单位分管领导审查批准后,方予销毁。销毁档案实行两人监销制,监销人应在档案销毁清册上签字,销毁清册永久保存。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十三条  机构撤销或变动,其档案必须经主管领导批准后向有关单位办理交接手续。单位之间的机构调整,经原单位同意,可将有关档案移交到另一个单位。

第二十四条  档案管理人员应对档案的接收、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计,准确编制档案工作基本情况统计年报,及时上报有关部门。

第二十五条  档案管理人员调离档案管理岗位时,必须做好清点交接,办理档案移交手续。

第六章  档案的开发与利用

 

第二十六条  档案管理人员要熟悉所藏档案情况,积极做好档案开发利用工作。根据各门类档案的特点,编制必备的检索工具和参考资料,开展档案的编研工作,为科研、管理等提供档案信息服务。

第二十七条  院档案一般仅供本单位工作人员使用,外单位人员查阅档案时,需持单位介绍信,说明利用目的和范围,经有关领导批准方可查阅。

第二十八条  借阅、查阅档案要遵守档案借阅制度,履行档案借阅和归还手续,填写《档案查阅登记簿》和《档案利用效果登记表》。立卷单位只须登记即可借阅;交叉借阅必须征得档案形成部门同意;借阅涉密档案要经有关负责人批准。

第二十九条  档案利用者对借阅、查阅的档案承担安全和保密责任,不得泄密、遗失、污损,严禁剪裁、篡改档案。如需带出档案阅览室,必须经档案工作人员同意,归还档案时,双方必须当面核对清楚。

第三十条  根据档案材料抄录、复制、复印的材料,经档案部门核对无误后,加盖档案部门“复制件专用章”。

第三十一条  借用档案的期限。文书、科技、会计等档案借阅期为7天。若因特殊情况需延长借期,应到档案部门办理续借手续,续借期限同上述期限。

第七章   

 

第三十二条  院属各单位可根据本办法,并结合本单位的具体情况,制定实施细则。

第三十三条  本办法自发布之日起执行,由院办公室负责解释。

(2018年11月30日以皖农科〔2018〕50号文件印发)

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