安徽省农业科学院会计档案管理办法(修订)

发布日期:2019-08-05   作者:院办    来源:院办公室    阅读: 次   字体:[] [] []

第一章   

第一条 为规范会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)及相关规定,结合我院实际,制定本办法。

第二条 会计档案分为四类:会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他会计资料类。  

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括会计报表、部门预决算报表、年度企业决算报表及财务情况文字说明等;

    (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、工资薪金发放清册及其他具有保存价值的会计资料。

    第三条 各单位要指定专人负责会计档案的管理工作。建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作流程,采取可靠的安全防护技术和措施(包括必要的存放地点、存放设施、档案管理消耗材料等),保证会计档案的真实、完整、可用、安全。院要加强对全院会计档案管理工作指导、检查和监督,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。  

第二章  会计档案的立卷和归档

第四条 各单位要按照归档内容和要求,定期将会计资料整理、装订、立卷和归档,编制会计档案保管清册。

第五条 会计凭证应按月及时整理和装订成册,防止凭证的散乱和遗失;会计账簿应载明账簿名称、会计年度、记账人员、账簿启用和起止日期;财务会计报告,应按月份、年度保存。会计账簿和财务会计报告要加盖单位公章、财务负责人和编制人签章。

第六条 电子会计档案应按月打印纸质会计档案,同时备份保存,并执行《中华人民共和国电子签名法》和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)。

第三章  会计档案的移交和保管

第七条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后应及时整理、移交归档。

第八条 会计档案移交前由主办会计保管,出纳不得兼管会计档案。

单位办理会计档案移交时,应编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容,并办理会计档案移交手续。

电子会计档案应与其元数据一并移交,且文件格式符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并移交。

档案接收部门应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

交接会计档案时,双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接,并由单位负责人指定专人负责监督。交接完毕后,双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

    第九条 院属单位撤销或解散时,其撤销或解散前形成的会计档案应及时移交给档案管理部门。

    第十条 院属单位分立或业务移交,其会计档案应由原单位统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;未结清会计事项所涉及的会计凭证,应单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

    第十一条 院属单位合并后,原各单位解散或一方存续而其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍由原各单位保管。

    第十二条 已经立卷归档的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,任何人不得私自拆封或抽换。

    第十三条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表所列期限执行,保管期限为最低保管期限;单位会计档案的具体名称若与附表所列档案名称不相符的,应比照类似档案保管期限办理。

第四章  会计档案的查阅和销毁

    第十四条 各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记、归还程序,既要方便会计档案查阅,又要保证会计档案安全。  

    第十五条 各单位应设立会计档案查阅登记簿,记载查阅的时间、目的、方式及查阅人;会计档案原则上不得外借。如有特殊需要,须经单位负责人和财务负责人批准。

    第十六条 各单位应对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书;需要继续保存的,应重新划定保管期限;保管期满,经鉴定无保存价值的,可以销毁。

    第十七条 会计档案鉴定工作由单位档案管理部门牵头,组织会计机构、纪检部门共同进行;经鉴定可以销毁的会计档案,按《会计档案管理办法》第十八条规定执行。

第十八条 保管期满但未结清的债权债务和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁;纸质会计档案应单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结为止;单独抽出立卷或转存的会计档案,应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 

 

第五章 责 

    第十九条 各单位应建立健全会计档案管理责任制,明确单位负责人和会计档案管理人员对会计档案的管理责任。

    第二十条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责;保管人员要妥善保管好会计档案,做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作;使用人、查阅人应严格执行档案查阅登记程序,不得损坏、丢失会计档案。

    第二十一条 任何单位和个人不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案;对故意销毁会计档案的单位和相关责任人,提交纪检部门处理,构成犯罪的,移交司法机关处理。

第六章   

    第二十二条  本办法自发布之日起实施,《安徽省农业科学院会计档案管理办法》(皖农科〔2006〕126号)同时废止。

第二十三条  本办法由院计划财务处负责解释。

(2017年1月9日以皖农科〔2017〕2号文件印发)

分享到: